Уничтожение документов – востребованная услуга

Уничтожение документов в Москве

Почему уничтожение архивов очень востребовано компаниями и организациями? В процессе работы любого предприятия накапливаются бумаги, которые просто так нельзя выбросить. Информация из архивов, финансовая отчетность, бухгалтерские документы не должны попасть к конкурентам.

Финансовую информацию предприятия, описание технологических процессов и документацию по делопроизводству прошлых лет обычно хранят в архивах. Со временем бумаги становятся ненужными, но из-за большого объема просто так их не выбросить – необходима утилизация.

Обратите внимание

Компания «РусМак» предлагает услуги по уничтожению архивов, тиражей, бухгалтерских и других секретных документов, сроки хранения которых истекли. Мы занимаемся этим профессионально, на нашем предприятии имеется все необходимое оборудование.

Уничтожение документов в Москве возможно целым архивом или уже после шредирования. Производительность оборудования позволяет безопасно выполнить ликвидацию любого объема бумаг.

Цена уничтожения документов из архива с истекшими сроками хранения

Мы оплачиваем до 9 000 руб. за 1 тонну!

Услуга Единица измерения Стоимость единицы
Уничтожение документов в присутствии заказчика у нас на складе (шредирование) кг Бесплатно
Уничтожение документов промышленным шредером на объем от 5 до 10 тонн кг Бесплатно
Уничтожение документов промышленным шредером на объем более 10 тонн кг Бесплатно
Уничтожение тиража в присутствии заказчика у нас на складе (шредирование) кг Бесплатно
Погрузка (1 человек) час Бесплатно

Какие факторы влияют на стоимость услуги?

Цена уничтожения документов, тиражей и архивов в компании «Русмак» рассчитывается исходя из таких факторов:

  1. Дальность расстояния от места вывоза до пункта уничтожения.
  2. Объем сырья и тип транспорта, задействованный для его перевозки;
  3. Выбор способа уничтожения секретных документов.

Предварительно позвонив в нашу компанию, вы всегда можете уточнить все интересующие детали услуги и узнать предварительную стоимость. Точная цена уничтожения документов и архивов полностью рассчитывается после осмотра сырья на месте.

Наш автопарк

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения становится актуальным для предприятия, когда увеличиваются расходы на их хранение. Для создания архива необходимо выделять отдельную комнату, закупать сейфы или шкафы с ячейками на замках, содержать охрану. Подсчитав бюджет, затраченный на обслуживание архива, уже стоит задуматься об утилизации:

  1. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, избавит от бессмысленных расходов, цена такой утилизации оправдывает ее безопасность и скорость.
  2. Даже в масштабах небольшого предприятия это выгодно, ведь на месте сложно проследить за процессом, также не всегда есть соответствующее оборудование.
  3. Уничтожение архивов, бухгалтерских документов будет отвлекать сотрудников от рабочих дел. Согласитесь, что это время лучше потратить на решение вопросов, увеличивающих прибыль и развивающих предприятие.

Способы и технология уничтожения документов

Утилизация бухгалтерских отчетов, секретных архивов и других бумаг может оказываться несколькими способами:

  1. Измельчением (шредированием).
  2. Путем сжигания.
  3. Закапыванием.
  4. С применением химических препаратов.

У каждого из перечисленных способов по уничтожению документов есть как плюсы, так и свои минусы.

Сжигание и использование химических препаратов требуют особых условий проведения и отдельного помещения. Уничтожение тиражей, архивов секретных и других документов в основном проводят при помощи измельчения специальным промышленным шредером, превращающим бумагу в тонкие полоски.

В некоторых крупных офисах установлены собственные аппараты для уничтожения документов, имеющих секретный характер. Но это требует выделения специальной комнаты с шумо- и виброизолированными стенами для оборудования, а также обучения персонала.

Плюс к этому, после измельчения бумагу желательно отдать на переработку, чтобы от нее не осталось и следа.

Компания «РусМак» в Москве быстро и конфиденциально уничтожит документы, у которых истек срок хранения, а также секретные документы, полиграфию, неликвидную типографию и другие бумажные и картонные отходы.

Этапы работы

Услуги уничтожения архивов и секретных документов компания «Русмак» оказывает в присутствии заказчика. Процесс проходит в несколько этапов:

  1. Сбор не подлежащих хранению документов на предприятии.
  2. Погрузка/разгрузка архива, доставка на место уничтожения собственным автопарком компании.
  3. Уничтожение документов оптимальным способом. Заказчик или его представитель может присутствовать во время проведения процедуры и задокументировать уничтожение секретных бумаг на видео.
  4. Компания «Русмак» выдает документы о проделанной работе.

Самый современный, надежный и безопасный для экологии метод ликвидации – это шредирование. Услуги по уничтожению документов из архива предполагают тщательное измельчение бумаг и их отправку на вторичную переработку. От секретных документов не остается и следа!

Преимущества нашей компании

  • Уничтожение секретных документов в присутствии клиента или его доверенного лица за минимум времени.
  • Выдача подтверждающих документов по факту завершения утилизации.
  • Все услуги оказываются в соответствии с нормами охраны природы и пожарными требованиями.
  • Предлагаемая нами цена уничтожения документов, архивов и тиражей доступна мелким и крупным предприятиям не только Москвы, но и соседних регионов.

Заказать утилизацию документов, срок хранения которых истек, выгоднее, чем оплачивать издержки на их содержание.

Поручая услуги по уничтожению архива специализированной фирме, вы экономите рабочее время и ресурсы предприятия.

Источник: https://rus-mak.ru/unichtozhenie-dokumentov/

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

  1. Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
  2. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
  3. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
  4. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию.

Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов.

Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

  1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.

  2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
  3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

  • шредирование – наиболее распространенный и простой;
  • сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
  • выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

  • плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
  • крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
  • шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
  • промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов.

Важно

На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации.

Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Читайте также:  Свой бизнес: производство изделий из хрусталя

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

  • уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
  • процесс может сниматься на видеокамеру;
  • после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);
  • вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
  • измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
  • по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

  • «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
  • «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
  • «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
  • «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
  • группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
  • «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

  • составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
  • создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
  • уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
  • сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
  • утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных.

Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм.

Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

Источник: https://vtorothody.ru/utilizatsiya/dokumentov.html

Списание и уничтожение документов

  • Главная
  • Архивные услуги
  • Списание и уничтожение документов

Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка.

Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов.

Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?

Нормативная база

Главными нормативными документами по вопросам сроков уничтожения документов являются  Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый в 2010 году. Специалисты компании «Архивный Эксперт» обладают большим опытом работы с предприятиями различных форм собственности, в том числе — бюджетными и способны решать все вопросы, связанные с  грамотным и своевременным уничтожением документов.

Правила уничтожения документов

  • Уничтожать только просмотренные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно просмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший важный документ.
  • Документировать каждую уничтоженную бумагу. Обязательно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен утвердить руководитель.
  • Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в Вашем присутствии.
  • Сроки хранения документов. Всегда нужно их соблюдать и нельзя уничтожать пока срок хранения документов не истек.

Определитель сроков хранения договоров

Своевременность и регулярность

Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит Вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения. Услуги уничтожения документов от компании «Архивный Эксперт» позволят Вам существенно сэкономить на расходах по ведению архива и избавят от дополнительных налоговых и финансовых убытков.

Процедура списания и уничтожения документов

  • проводится экспертиза ценности документов;
  • отбор к уничтожению документов, сроки которых истекли;
  • составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • предоставление машины и грузчиков;
  • оформление документов об уничтожении (акт);

Внимание! Уничтожаются только те документы, сроки хранения которых истекли. Документы просматриваются полистно, затем отбираются на уничтожение и делается соответствующий акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. После физической утилизации Вам предоставляется акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания какие документы были уничтожены.

Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерских документов производится на основании соответствующего акта об уничтожении бухгалтерских документов.

Чтобы получить данный акт, необходимо собрать экспертную комиссию для оценки документов предприятия, а затем просмотреть и выделить дела на уничтожение.

Акт уничтожения бухгалтерских документов подписывается руководителем и является документом, подтверждающим законность уничтожения бумаг.

Акт уничтожения документов бухгалтерии является обязательным

Некоторые документы перед уничтожением требуют согласования с архивным органом.

В случае, если бухгалтерские документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуются расследование причин пропажи.

Для выяснения этого вопроса создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.

Форс-мажор

Отметим, что если документы были уничтожены или существенно повреждены в результате форс-мажорной ситуации, то в данную комиссию приглашаются представители охранных структур, следственных органов, МЧС, пожарного надзора или других организаций, имеющих непосредственное отношение к ситуации.

Акт уничтожения документов бухгалтерии должен включать:

— название предприятия (компании); — должность руководителя организации; — подпись и расшифровка подписи, номер акта, указание даты; — место составления; — указание основания для уничтожения; — список документов с номерами, заголовками дел, датами дел, номерами описей, индексами дела, количеством дел, сроками хранения и примечаниями; — соответствующие подписи и расшифровки; — наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности.

Уничтожения документов с грифами «Конфиденциально», «Секретно» и «Для служебного пользования» производится исключительно в соответствии со специальными инструкциями.

Источник: https://archivexpert.ru/servise/unichtozhenie_dokumentov/

Порядок уничтожения документов с истёкшим сроком хранения

Действующим законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Данная процедура проводится во всех организациях с целью освобождения пространства и упорядочения архива.

Основные способы уничтожения документов

Документы нельзя просто так выбрасывать на свалку, их необходимо уничтожать грамотно. Для этого существуют несколько основных способов.

Механическое измельчение

Это самый недорогой и популярный метод со своими преимуществами. При ликвидации документов таким способом их невозможно восстановить, бумага измельчается быстро, а сами аппараты для уничтожения макулатуры стоят сравнительно дёшево.

Сжигание

Используется для уничтожения большого объёма документов, и является вторым по популярности. На данный момент его используют намного реже, так как у метода есть ряд недостатков:

  • Сжигание документов может осуществляться только на специальных базах, или других оборудованных для этого площадках.
  • Процедура небезопасна для экологии, и этот факт признаётся многими странами мира. Поэтому большое количество утилизированной таким способом бумаги, неизбежно нанесёт вред окружающей среде.
  • Если сжигать документы не в специальных печах, то процесс может пройти некачественно, и некоторые бумаги могут уцелеть.

Закапывание

Это самый ненадёжный, но недорогой и простой вариант утилизации архивных документов. Название говорит за себя – бумага просто закапывается в землю. Методом могут воспользоваться небольшие организации или физические лица. У закапывания есть один, но существенный минус – бумага может быть выкопана. Поэтому документы с важной, секретной информацией следует уничтожать другими методами.

Мобильный шредер

Существуют определённые компании, которые помогают организациям избавиться от документов. Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.

Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час.

Процесс утилизации конфиденциальных и секретных документов

Когда речь идёт о конфиденциальных бумагах, простыми способами уничтожения документов не обойтись. Секретные бумаги с истёкшим сроком хранения утилизируются дорогостоящим и надёжным методом – химической обработкой.

Степени секретности уничтожения документов

Принцип действия подобной обработки состоит в том, что бумага превращается в однородную массу при помощи обычной воды и химических средств. Чтобы уничтожение документов прошло успешно, химическую обработку применяют как дополнение, уже после измельчения шредером.

Метод по карману далеко не всем, и воспользоваться им могут только крупные организации или государственные учреждения.

Совет

Дело в том, что полученный состав в обязательном порядке перевозится на полигон ТБО, и именно этот фактор делает процедуру такой дорогой.

Если требуется надёжное уничтожение конфиденциальных бумаг без возможности восстановления, то компании выбирают именно химическую обработку.

Преимущества сотрудничества с компаниями по утилизации

Главное преимущество организаций состоит в том, что они занимаются уничтожением документов на любых носителях. Утилизируются:

  • пластиковые карточки;
  • устаревшие бухгалтерские отчёты;
  • газеты и журналы;
  • документы с конфиденциальной информацией;
  • книги в любом переплёте, и др.

При физической ликвидации между сторонами заключается договор, в котором прописаны все обязанности и условия о неразглашении, в противном случае сотрудники будут привлечены к ответственности.

Обычно компании дорожат своей репутацией, поэтому можно быть уверенным, что утилизация архивных документов пройдёт без неприятных нюансов.

Во время уничтожения к машине (или в цех) не допускаются третьи лица, а процесс протекает с соблюдением всех правил безопасности.

Заказчик имеет полное право лично присутствовать при уничтожении, а также потребовать фото и видео данного процесса.

Особенности уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение документов неозможно без проведения экспертизы

Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов. Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию.

Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения. Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы.

Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки.

Если финансовые потери всё же присутствовали, и их распределяли на следующие периоды, то все подтверждающие бумаги должны быть сохранены.

Обратите внимание

Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения. После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами.

Акт об уничтожении документов (образец)

Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Читайте также:  Бизнес на козьем молоке: проблемы и перспективы

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности.

Стоимость услуг по уничтожению документов

Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:

Город Средняя цена
Москва Стоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг
Санкт-Петербург от 8–9 руб./кг
Новосибирск 10 руб./кг
Екатеринбург 8 руб./кг
Уфа 5–6 руб./кг
Казань 6 руб./кг

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже. Но у разных исполнителей цены отличаются.

Стоимость складывается из нескольких факторов, и в неё обычно входит:

  • подача грузовика;
  • работа грузчиков по переносу документов;
  • измельчение макулатуры в присутствии заказчика;
  • вывоз переработанных отходов;
  • составление акта и других необходимых отчётов.

Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб./кг.

Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.

Видео по теме: Уничтожение документов

Источник: https://VtorExpo.ru/makulatura/poryadok-unichtozheniya-dokumentov.html

Уничтожение документов

  • /
  • Полезно знать /
  • Уничтожение документов

03:11:04 — 19.03.2019

________________

Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.

Статья: Зачем и как сдавать макулатуру

Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку.

 Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

Алгоритм уничтожения документов


   1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация.  Номенклатура составляется по определенной форме.

Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование.

Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.


Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

   2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

 То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Важно

Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.  Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

   3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании. 

Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ.

Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Совет

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

Офисный шредер

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

   4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

________________

Возврат к списку

Источник: https://cpereezd.ru/articles/unichtogenie_doc/

Бизнес идея для малого бизнеса-Мобильный шредер уничтожитель секретной информации — Бизнес журнал

Если нужно уничтожить информацию, записанную на бумаге, то бумажный лист рвут на мелкие кусочки или сжигают. Такая процедура не потребует затрат времени и сил. В офисах обычно устанавливают так называемые уничтожители бумаги – шредеры.

Эти аппараты легко справляются с разрезанием листа бумаги на узкие полоски. Но справиться офисный шредер может только с несколькими листами, потому что его производительность невелика.

А если необходимо уничтожить сотни и тысячи килограммов бумаги с информацией, которая не предназначена для посторонних глаз?

Шредер – измельчитель бумаги

Деятельность банков, различных компаний, организаций связана с бумагой. С годами документации скапливается такое количество, что находить место для хранения становится невозможно. Да это и не нужно.

Существуют сроки архивного хранения документации, по истечении которых они могут быть уничтожены. Просто выбросить документы на свалку нельзя, так как в них содержится информация, не предназначенная для посторонних глаз.

Вывезти тонны бумаги и сжечь самостоятельно тоже не всегда рационально, так как это требует дополнительных затрат на погрузку, разгрузку, транспортировку, поиск места для утилизации.

При этом необходимо присутствие ответственного лица, которое проконтролирует процесс уничтожения секретной информации. И вот тогда на помощь приходят компании по уничтожению и утилизации бумаг с ценной информацией.

Такие фирмы имеют в своём арсенале специальный транспорт и шредеры для уничтожения большого объёма бумаги. Грузоподъёмность спецмашин бывает от 1 тонны до 20, а рабочий персонал компании укомплектован грузчиками, операторами шредеров, водителями.

Промышленные шредеры способны уничтожить до 4 тонн бумаги за один час. А после измельчения, специальные прессы превратят бумажную массу в брикеты весом по 500 кг.

Затем спецмашина перевезёт кипы искромсанной бумаги на целлюлозно-бумажный комбинат для переработки.

Мобильный шредер

Обратите внимание

Для удобства клиентов создана услуга мобильный шредер, и пользуется она большим спросом в европейских странах и США. В России этот вид бизнеса тоже набирает обороты.

Шредеры классифицируются в зависимости от уровня секретности уничтожаемой документации: с первой по пятую степень. 1 и 2 степень секретности – наиболее распространённая. Класс шредера определяется площадью фрагмента полос бумаги после разрезания. Самые крупные полоски – 12 мм, самые мелкие – 0,8 мм шириной.

Шредеры способны уничтожать бумагу на специальной тёрке или резать гигантскими ножницами. В зависимости от этого различают одновальные, двухвальные или четырёхвальные шредеры. Один среднемощный шредер способен переработать за 1 час до 2 тонн бумаги.

Кузов специального автомобиля вмещает до четырёх тонн бумаги в измельчённом состоянии.

В стоимость услуги мобильного шредера входит не только непосредственно работа автомата-уничтожителя, но и погрузочно-разгрузочные работы. Средняя стоимость работы составляет от 20 руб. за 1 кг бумаги.

То есть уничтожение 500 кг ценных документов обойдётся заказчику в 10 000 рублей. Дополнительным доходом от этой деятельности станет сдача макулатуры в пункт приёма. А это до 6 тыс. рублей за тонну.

Клиентами мобильного шредера могут стать банки, страховые компании, редакции, бухгалтерии организаций и предприятий. А мобильность данного бизнеса позволяет обслуживать сразу несколько населённых пунктов.

У каждой машины со шредером должен быть оформлен пропуск в центр города. После завершения работы по уничтожению бумаг, составляется акт об утилизации и акт о проделанной работе со штампом или круглой печатью той организации, которая утилизировала измельчённую бумагу.

Что нужно для начала работы?

Важно

Для успешного продвижения бизнеса по ликвидации документов нужна база клиентов. Постоянные клиенты, конечно же, тоже появятся, но обращаться за услугой они, скорее всего, будут не часто. Но, если организовать бизнес в регионе, где уничтожением документов в промышленных масштабах ещё не занимаются, то затраты на рекламу будут минимальными. Весть же о вашей услуге разлетится очень быстро.

Читайте также:  Свой бизнес: сварочные работы

В качестве стартового капитала потребуется как минимум 1 млн. рублей. Окупятся вложенные средства в срок от 6 месяцев до двух лет. Срок окупаемости зависит от количества заказчиков и объёмов уничтожаемой бумаги.

С чего начать?

Особенно тщательно следует подходить к выбору шредера. Это должен быть качественный и надёжный аппарат, который не допустит возникновения форс-мажорных ситуаций. Шредер должен уметь измельчать бумагу вместе с мелкими металлическими скобками, иначе работа может затянуться на длительное время, а сам шредер быстро выйдет из строя.

В зависимости от типа аппарата уничтожителя, бумага может быть просто порезана на полоски или искромсана на мелкие клочки. Желательно, чтобы шредер был с термодатчиком и датчиком заполнения корзины отходами.

Степень востребованности услуги возрастёт в разы, если приобретённый шредер будет способен уничтожать DVD диски и пластиковые карты. Обойдётся такой шредер в сумму от 28 тыс. рублей.

В среднем шредеры стоят от 38 до 150 тыс. рублей.

Для перевозки измельчённой бумаги понадобиться как минимум микроавтобус. Обойдётся он примерно в 500 – 700 тыс. рублей. Со временем для удобства можно будет приобрести и пресс-машину стоимостью от 300 тыс. рублей.

Так как цена за услугу напрямую зависит от веса уничтожаемой бумаги, то понадобится приобрести платформенные весы. Обойдутся они в 20 тыс. рублей.

Для того чтобы выезд на территорию заказчика для уничтожения бумаг не был убыточным, следует сразу же рассчитать минимальный объём заказа. Его заказчик должен будет оплатить, даже если объём уничтожаемой бумаги будет меньше.

Совет

Штат работников для начала бизнеса не требует постоянства. Грузчиков можно нанимать для каждого заказа, а водитель может быть одновременно и оператором шредер-машины. Но со временем понадобится и администратор, который будет составлять документацию, принимать заказы и координировать действия бригады или бригад. Всё будет зависеть от размаха бизнеса.

Удачных вам инвестиций и реализации бизнес идей!

Не упустите так же бизнес-идеи о том, как заработать на курсе валют и маме в декрете.

Источник: https://newidey.ru/biznes-idei/mobilnyj-unichtozhitel/

Уничтожения документов

Каждое предприятие, каким-бы родом деятельности оно не занималось, помимо основных задач неизменно сталкивается с вопросами хранения: технологической, финансовой, кадровой документации. 

Но каждый документ, в зависимости от важности и секретности находящейся в нем информации, имеет нормированные государством сроки хранения. Это минимальные сроки, которые документ обязан храниться на предприятии.

Окончательные сроки хранения каждого отдельного документа определяет комиссия в составе как минимум из трех специалистов под председательством руководителя предприятия. Каждый документ, подлежащий уничтожению, кладут в плотный бумажный мешок и опечатывают.

Опись документов вносится в протокол, а копия прикладывается к мешку.

Уничтожению подлежит информация на:

  • бумаге;
  • магнитной ленте;
  • дискетах;
  • дисках;
  • флэш-накопителях.

Методы уничтожения документов (архивов)

Наибольшее распространение получили следующие четыре вида уничтожения архивных документов:

Метод Суть метода Достоинства Недостатки
Химический под воздействием химреактивов документы полностью разлагаются надежность дороговизна
Механический уничтожение документов на месте в специальном устройстве — шредере, документы многократно разрезаются на тонкие, перемешивающиеся полоски надежность; возможность выезда шредера к клиенту и повторной переработки
Термический документы сжигаются в специальной печи дешевизна; надежность
Закапывание документы закапывают в землю на специальном могильнике дешевизна длительный период разложения

Химический, термический методы и закапывание могут быть рассмотрены лишь при условии при условии существования возможности вывоза бухгалтерских документов для уничтожения на территории утилизационной компании. Если же по различным соображениям вывоз документов нежелателен, то организовывают уничтожение документов шредером.

Существует определенный порядок уничтожения секретных документов. В зависимости от материала носителя определяют способ уничтожения документов и архивов. Если на предприятии существуют определенные условия, то документы могут быть уничтожены собственными силами. В противном случае заключается договор на утилизацию документов.

Перед уничтожением тщательно проверяют по описи количество:

  • документов;
  • страниц в каждом документе.

При уничтожении документов и архивов может присутствовать представитель заказчика. Утилизационные компании для доказательства полноты уничтожения документов практикуют производить видеосъемку всего процесса утилизации. По окончании составляется акт об уничтожении документов.

Юридические моменты

Прежде, чем заключить договор на утилизацию документов, необходимо удостовериться в наличии:

  • государственной лицензии;
  • документов о праве собственности или об аренде:
  • автотранспорта;
  • шредеров (в том числе передвижных);
  • производственных площадей;
  • земельных участков.

В акте об уничтожении документов фиксируются:

  • список уничтоженных документов;
  • способ и дата утилизации;
  • подписи ответственных лиц.

Стоимость услуг по уничтожению архивных документов

Цена услуг по уничтожению:

  • архивной;
  • секретной;
  • бухгалтерской;
  • коммерческой

документации зависит от:

  • объема документации;
  • материала;
  • периодичности и способа утилизации;
  • транспортных расходов.

Сроки уничтожения документов

Конкретные сроки уничтожения документов зависят от:

  • количества документов;
  • регулярности их накопления;
  • наличия договора.

Поделитесь информацией с друзьями в социальных сетях

Источник: http://punkti-priema.ru/articles/unichtozhenie-documentov

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Обратите внимание

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Ссылка на основную публикацию